Microsoft 365 Personal vs Google Workspace Business Starter: cuál compensa según si trabajas solo o en equipo

La pregunta parece sencilla, pero esconde trampa. Microsoft 365 Personal y Google Workspace Business Starter se mencionan a menudo como si fueran rivales directos, y en realidad están pensados para dos escenarios distintos. Uno es una suite para un único usuario con apps de escritorio potentes y 1 TB en la nube. El otro es una suscripción por usuario pensada para equipos, con correo de dominio propio y colaboración en tiempo real como columna vertebral.

Si eres autónomo trabajando solo desde tu portátil, probablemente te sobra con uno. Si vais tres personas compartiendo documentos y necesitáis tunombre@tuempresa.com, el otro no tiene sustituto real al mismo precio.

Qué incluye cada una

Microsoft 365 Personal es una suscripción individual. Da acceso a las apps de escritorio de Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote) para Windows y macOS, además de las versiones móvil y web. Incluye 1 TB de OneDrive, 50 GB de buzón en Outlook.com y Microsoft Defender para particulares. El PVP oficial en España es de 99 €/año o 10 €/mes. Está pensado para un usuario, aunque puede instalarse en varios dispositivos del mismo propietario.

Google Workspace Business Starter es una suscripción empresarial por usuario. Incluye Gmail con correo de dominio propio (tucuenta@tuempresa.com), Google Drive con 30 GB por usuario, Docs, Sheets, Slides, Meet con hasta 100 participantes, Calendar compartido, controles de administración y soporte. El precio en España es de 6 €/usuario/mes con compromiso anual (unos 7,20 €/mes sin compromiso). Para usarla necesitas un dominio propio; si no lo tienes, Google te lo vende durante el alta.

Microsoft 365 Personal: la opción si trabajas solo

Aquí la diferencia pesada es tener Word, Excel y PowerPoint instalados en el equipo, no en el navegador. Si pasas el día en Excel con tablas dinámicas pesadas, macros o archivos de clientes que llegan en .docx con formato quisquilloso, la versión de escritorio sigue siendo otra liga. Google Sheets ha mejorado, sí, pero no se disfruta igual cuando el archivo tiene cierta complejidad.

El 1 TB de OneDrive es el otro argumento. Para fotos, backups y archivo histórico, es muchísimo almacenamiento por 99 € al año. Comparado con lo que cuesta la nube suelta a partir de 1 TB, la suscripción sale rentable solo por el espacio.

Lo que no te da: correo profesional con tu dominio. Seguirás usando tunombre@outlook.com o @gmail.com, lo cual para un autónomo que factura puede dar imagen de aficionado. Tampoco hay administración centralizada ni forma limpia de compartir una cuenta con un socio.

Google Workspace Business Starter: la opción si sois equipo

El punto fuerte aquí no son las apps, es la infraestructura compartida. Gmail con tu dominio, calendarios de equipo, Drive compartido con permisos granulares, un panel de administración donde das de alta a alguien nuevo en dos clics y le revocas acceso igual de rápido cuando se va. Para un estudio de tres personas, una gestoría pequeña o una tienda online con dos empleados, eso es exactamente lo que necesitas.

Docs y Sheets en el navegador funcionan de maravilla para colaboración en vivo. Dos personas editando el mismo documento, comentarios, control de versiones automático. En Microsoft también se puede, pero el flujo nativo de Google sigue siendo más fluido en la práctica.

Eso sí, 30 GB por usuario se queda corto en cuanto manejas vídeo, diseño o archivos grandes. Y si alguien del equipo depende de Excel avanzado, se va a sentir cojo con Sheets. Para subir a 2 TB por usuario toca saltar a Business Standard, que son 12 €/usuario/mes.

Cuándo compensa cada una

• Autónomo que trabaja solo, Excel/Word a diario, mucho archivo propio → Microsoft 365 Personal. Los 99 €/año salen baratos solo por el 1 TB y Excel de escritorio.
• Equipo de 2 a 10 personas que necesita correo profesional y colaboración → Workspace Business Starter. No hay alternativa de Microsoft al mismo precio que te dé correo con dominio propio (su equivalente, Business Basic, cuesta 6 €/usuario/mes pero tampoco incluye apps de escritorio).
• Autónomo solo pero quiere @sunegocio.com → Workspace Business Starter con 1 usuario, 6 €/mes. Es más barato que Microsoft 365 Personal y te da el correo profesional, aunque pierdes Office de escritorio y bajas a 30 GB.
• Equipo que vive en Excel pesado → Microsoft 365 Business Standard (12,50 €/usuario/mes), que ya es otra liga de precio. Business Starter de Google se queda corto.

¿La trampa habitual? Pagar Microsoft 365 Personal pensando que vale para una pyme pequeña. No. Es para una persona.

FAQ

¿Puedo usar Microsoft 365 Personal para mi empresa con varios empleados?
Las condiciones de licencia son para uso individual. Para un equipo, Microsoft ofrece los planes Business (Basic, Standard, Premium), que empiezan en 6 €/usuario/mes e incluyen correo con dominio propio.

¿Google Workspace Business Starter incluye versiones de escritorio de las apps?
No. Docs, Sheets y Slides funcionan en navegador y en app móvil. Hay sincronización de Drive con el escritorio, pero las apps como tales son web. Si necesitas trabajo offline intensivo tipo Excel, Microsoft tiene ventaja.

¿Qué pasa con el almacenamiento si bajo de plan o cancelo?
En ambos casos pierdes acceso al espacio extra. Si tienes 500 GB en OneDrive y dejas Microsoft 365, los archivos quedan en modo solo lectura hasta que liberes espacio por debajo de 5 GB (el nivel gratuito). En Workspace pasa similar al cerrar la cuenta: hay un periodo de gracia para exportar con Google Takeout.

¿Puedo migrar fácilmente de uno a otro si cambio de opinión?
Sí, pero con trabajo. De Google a Microsoft, los Docs se pueden exportar a .docx y los Sheets a .xlsx (con pérdidas puntuales de formato en hojas complejas). Al revés igual. El correo con dominio propio es lo más delicado: tienes que repuntar los registros MX del dominio al nuevo proveedor y reconfigurar clientes de correo.