Transcribir una reunión de hora y media a mano es una pérdida de tiempo evidente. El problema es el opuesto: hay tantas herramientas de IA prometiendo hacerlo por ti que la decisión se atasca antes de empezar. Y no todas rinden igual en español, ni todas cumplen lo mismo en materia de RGPD, ni todas cuestan lo que parece a primera vista.
Esta guía va al grano. Qué usar si trabajas solo, qué usar si eres una pyme con Microsoft o Google ya pagado, y cuándo tiene sentido montarte algo con Whisper en tu propio ordenador en lugar de pagar suscripción.
Qué mirar antes de elegir
Cuatro criterios mandan por encima del resto:
- Precisión en español. Muchas de estas herramientas nacieron en inglés y el castellano queda como idioma "soportado" pero no siempre pulido. Con acentos regionales, la brecha se nota.
- RGPD y dónde se procesan los datos. Si en la reunión se habla de clientes, nóminas o cifras internas, el servidor importa. Herramientas con procesamiento en la UE o con acuerdos de tratamiento de datos claros van primero.
- Coste real por usuario y mes, no el precio de portada. El plan gratis suele traer un tope de minutos que se agota en una semana normal.
- Integración con lo que ya usas. Si tu empresa vive en Teams, meter una app externa que "escuche" la reunión añade fricción. Si vives en Meet, lo mismo.
Un apunte antes de seguir: la decisión de pagar 20 € al mes por una IA no siempre compensa, y ya lo desglosamos en otro análisis sobre cuándo merece la pena el salto al plan de pago.
Los especialistas: Otter, Fireflies, tl;dv y Notta
Otter.ai
El referente histórico. Transcribe en directo, identifica hablantes y genera resumen con puntos de acción. Su gran pero para el mercado español: el soporte de castellano llegó tarde y sigue por detrás del inglés. Para reuniones en inglés es excelente; en español rinde, pero no es lo mejor que puedes tener por ese dinero.
- Plan gratis: 300 minutos/mes, 30 min por reunión.
- Pro: unos 16,99 $/mes facturados anuales (se paga en dólares, aclarado). Sube a 1.200 minutos.
- Se integra con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams vía bot que entra en la sala.
| Característica | Detalle |
|---|---|
| Idiomas | Inglés, español, francés (español con calidad menor) |
| Integración | Zoom, Meet, Teams (bot) |
| Procesamiento datos | EE. UU. |
| Plan gratis | 300 min/mes, 30 min por reunión |
| Precio Pro | desde ~16,99 $/mes anual |
| Resumen automático | Sí, con puntos de acción |
Fireflies.ai
Muy orientado a equipos comerciales. Se cuela en la reunión, transcribe, resume y además cruza lo hablado con tu CRM. En español funciona algo mejor que Otter a nuestro juicio, aunque tampoco es la panacea.
- Plan gratis: transcripción ilimitada pero con almacenamiento limitado y sin resúmenes avanzados.
- Pro: 18 $/usuario/mes (facturación anual).
- Compatible con más de 40 idiomas, incluido español.
| Característica | Detalle |
|---|---|
| Idiomas | +40, español incluido |
| Integración | Zoom, Meet, Teams, Webex, CRMs |
| Procesamiento datos | EE. UU., opción de región para planes Business |
| Plan gratis | Transcripción ilimitada, resumen limitado |
| Precio Pro | desde 18 $/usuario/mes anual |
| Resumen automático | Sí, con extracción de tareas |
tl;dv
El más generoso en la capa gratis. Graba, transcribe y resume reuniones de Meet, Zoom y Teams sin límite de minutos en el plan free, aunque las funciones de IA avanzadas quedan capadas. Para un autónomo que hace 3-4 reuniones a la semana, el plan gratuito puede bastar.
- Free: transcripciones y grabaciones ilimitadas, 10 resúmenes IA/mes.
- Pro: 18 €/usuario/mes anual.
- Interfaz en español y transcripción decente en castellano.
| Característica | Detalle |
|---|---|
| Idiomas | +30, español pulido |
| Integración | Meet, Zoom, Teams |
| Procesamiento datos | UE (Alemania) opción disponible |
| Plan gratis | Transcripción ilimitada, 10 resúmenes/mes |
| Precio Pro | desde 18 €/usuario/mes anual |
| Resumen automático | Sí, plantillas personalizables |
Notta
La alternativa asiática que ha ganado tracción en Europa. Transcribe archivos subidos y reuniones en directo, y su precisión en español está entre las mejores del grupo especialista.
- Free: 120 min/mes, 3 min por transcripción.
- Pro: 13,99 €/mes anual.
- Buena para quien también transcribe entrevistas grabadas, no solo videollamadas.
| Característica | Detalle |
|---|---|
| Idiomas | 58, español entre los mejor tratados |
| Integración | Zoom, Meet, Teams, subida de audio/vídeo |
| Procesamiento datos | EE. UU./Asia |
| Plan gratis | 120 min/mes |
| Precio Pro | desde 13,99 €/mes anual |
| Resumen automático | Sí, con plantillas |
Los integrados: Copilot, Gemini y Zoom AI Companion
Si tu empresa ya paga Microsoft 365, Google Workspace o Zoom, la respuesta puede estar dentro de la licencia. Microsoft 365 Copilot cuesta 30,20 €/usuario/mes (contrato anual) y transcribe reuniones de Teams con resumen automático, tareas asignadas y búsqueda semántica sobre el historial. Es caro por sí solo, pero si ya tienes Teams, la fricción es cero y los datos se quedan dentro del tenant.
Google Gemini for Workspace viene ya incluido en los planes Business Standard y superiores desde 2025, sin coste adicional. Meet ofrece "toma notas por mí" en español y genera resumen al terminar. Para quien vive en Google, es lo más eficiente en euros por función.
Zoom AI Companion va incluido gratis con cualquier plan de pago de Zoom. Resume la reunión, genera capítulos y responde preguntas sobre lo hablado. En español ha mejorado mucho durante el último año, aunque la calidad del resumen sigue por detrás de Copilot.
| Servicio | Precio | Idioma ES | Datos en UE |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot | 30,20 €/usuario/mes | Bueno | Sí (según tenant) |
| Gemini for Workspace | Incluido en Business Standard+ | Bueno | Sí |
| Zoom AI Companion | Incluido en planes de pago | Aceptable | Parcial |
La vía open source: Whisper
Whisper de OpenAI es un modelo de reconocimiento de voz gratuito y descargable. Con un portátil con GPU decente o un Mac con chip Apple Silicon, transcribes horas de audio sin pagar suscripción y sin que nada salga de tu equipo. En español rinde muy bien con el modelo large-v3. El resumen lo haces después con la IA que prefieras.
¿La pega? Requiere maña técnica. Instalar, configurar y montar un flujo (Whisper + ChatGPT o Claude para resumir) no es plug-and-play. Para quien maneje terminal, es la opción más barata y más privada.
| Característica | Detalle |
|---|---|
| Coste | Gratis (uso local) o API desde 0,006 $/min |
| Idiomas | 99, español excelente con large-v3 |
| Procesamiento datos | Local (privacidad total) o API OpenAI |
| Curva aprendizaje | Alta (línea de comandos o scripts) |
| Resumen | Requiere combinar con LLM externo |
Tabla resumen y puntuación
| Solución | Precio | Español | RGPD/UE | Facilidad | Nota /10 |
|---|---|---|---|---|---|
| tl;dv Pro | 18 €/usuario/mes | 8 | 8 | 9 | 8,5 |
| Notta Pro | 13,99 €/mes | 9 | 6 | 9 | 8 |
| Gemini Workspace | Incluido Business | 8 | 9 | 10 | 8,5 |
| M365 Copilot | 30,20 €/usuario/mes | 8 | 9 | 10 | 8 |
| Zoom AI Companion | Incluido | 7 | 7 | 9 | 7,5 |
| Fireflies Pro | 18 $/usuario/mes | 7 | 6 | 8 | 7 |
| Otter Pro | ~16,99 $/mes | 6 | 5 | 8 | 6,5 |
| Whisper (local) | Gratis | 9 | 10 | 4 | 8 |
Cuál elegir según tu perfil
Autónomo o freelance con pocas reuniones al mes: el plan gratis de tl;dv cubre casi todo. Si necesitas más resúmenes IA, saltar a Notta Pro por 13,99 € es más barato que Otter y con mejor español.
Pyme ya en Google Workspace: no pagues por otra cosa. Gemini en Meet viene incluido en Business Standard y hace el trabajo. Si te falla, tl;dv como refuerzo puntual.
Pyme en Microsoft 365: si el volumen de reuniones justifica los 30 € por usuario, Copilot es la respuesta lógica. Si no, tl;dv Pro sale un 40% más barato y hace lo mismo en Teams.
Empresa con requisitos estrictos de RGPD o datos sensibles: Whisper en local es la única opción que garantiza que el audio no sale del equipo. Requiere IT que sepa lo que hace.
Gran empresa que ya usa Zoom: Zoom AI Companion no cuesta nada extra. Cuando la reunión es crítica y necesitas un resumen fino, cae a un especialista externo.
Cuando más caro no compensa: Otter Pro pagado no tiene sentido en España en 2026, salvo que trabajes principalmente en inglés. tl;dv y Notta ofrecen mejor español por menos dinero. Y si ya pagas Copilot o Workspace, meter una segunda suscripción es duplicar gasto sin ganancia real.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor IA para transcribir reuniones en español gratis?
El plan gratuito de tl;dv es el más generoso: transcripción ilimitada en Meet, Zoom y Teams, con 10 resúmenes IA al mes. Para uso ocasional cubre de sobra. Notta gratis vale para transcribir grabaciones cortas.
¿Es legal grabar y transcribir una reunión con IA en España?
Sí, siempre que se avise a los participantes al inicio. El RGPD exige informar del tratamiento y, en reuniones con datos personales, contar con base legal (consentimiento o interés legítimo). Herramientas con servidores en la UE simplifican el cumplimiento.
¿Copilot y Gemini son mejores que Otter o Fireflies?
No mejores en absoluto, pero sí más cómodos si ya pagas la suite. Al procesar los datos dentro del tenant corporativo, evitan enviar audio a un tercero. En calidad de transcripción y resumen están al nivel de los especialistas, con la ventaja de la integración nativa.
¿Whisper compensa frente a pagar 15-20 € al mes?
Solo si tienes conocimientos técnicos y volumen alto (varias horas semanales de audio) o si la privacidad es innegociable. Para un usuario medio, montarlo, mantenerlo y combinarlo con un LLM para resumir cuesta más tiempo del que ahorra en euros.
